Глава 8. Создание отчетов для презентаций и печать

Как только вы создали отчет, правильно отображающий данные в определенном формате, можете сразу отформатировать его, чтобы создать отчет для презентаций. Понятие отчет для презентаций обычно означает улучшение внешнего вида отчета, созданного на основе базы данных с помощью специальных средств, имеющихся в настольных издательских системах. В Access можно манипулировать данными, отчетами и формами практически так же, как и словами в настольной издательской системе. Настольная издательская система может придать документу, полученному в текстовом редакторе, более удобный для чтения вид. Точно так же можно улучшить отчет и сделать его более «представительным».

Можно, например, оформить некоторые разделы отчета так же ярко, как заголовки газет, привлекая внимание читателя к тем разделам отчета, в которых содержится наиболее важная информация.

Для оформления отчета используются различные элементы управления, а также цвета, затенение и другие средства. Ранее вы уже узнали, как добавлять элементы управления в формы. В данной главе для добавления и улучшения элементов управления отчета будет использован другой подход. Главное отличие заключается в способе просмотра отчета. Поскольку отчеты обычно распечатывают на бумаге, для их создания элементы управления используются несколько иначе, чем для просмотра формы на экране. Другим отличием является то, что в форме можно вводить и редактировать данные, а в отчете их можно только просматривать.

На рис. 8.1 показана распечатка завершенного отчета, который будет создан в результате выполнения примеров этой главы. Обратите внимание на то, что он стал гораздо привлекательнее благодаря использованию специальных средств оформления и различных типов элементов управления. Теперь такая важная информация, как тип клиента, пол животного и текущие прививки, легко воспринимается, поскольку читателям гораздо удобнее просматривать переключатели или флажки , а не числовой код или текст.

В Access предусмотрено несколько инструментов, с помощью которых можно создать следующие типы оформления:

• линии и прямоугольники;

• цвет и фоновое затенение;

• эффект объемности (обычное, приподнятое, утопленное, с тенью, вдавленное и рельефное оформления).

В этой главе будут использованы все перечисленные выше средства, с помощью которых текстовые поля можно преобразовать в переключатели, выключатели и флажки. Кроме того, будут использованы особые средства выделения текста: затенение, заливка, линии, прямоугольники и эффект объемности.

Использование затенения может значительно увеличить время печати. Затенение также может сделать данные плохо читаемыми при распечатке на всех, кроме самых лучших, черно-белых принтерах. Негативное изображение (белое на черном) выглядит гораздо лучше, но также увеличивает время печати. Кроме того, не стоит использовать различные цвета, если вы планируете распечатывать отчет на монохромном принтере.

8.1. Технология wysiwyg

В Access поддерживается технология WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Это значит, что уже в момент создания элемента управления он выглядит на экране так, как будет выглядеть в распечатанном отчете. Для просмотра внешнего вида данных существует несколько режимов предварительного просмотра на экране. Они позволяют просматривать реальные данные, не используя устройства печати.

Для элементов управления в Access можно добавить цвет, затенение и инверсный вид (белые буквы на черном фоне), раскрасить и оттенить фон разделов отчета, причем все сделанные изменения будут мгновенно отображены на экране. Казалось бы, распечатка должна выглядеть так же, как и на экране конструктора отчета, однако нужно учитывать некоторые факторы, влияющие на степень точности отображения того, что получается при распечатывании.

Первая проблема связана со шрифтами. Около 95% шрифтов TrueType Microsoft Windows великолепно выглядят на экране в окне конструктора отчетов и при распечатке. Однако иногда символы могут быть не лучшим образом подогнаны в распечатанном отчете, хотя они будут хорошо смотреться в окне конструктора отчетов. Другой проблемой является то, что элементы управления могут слегка отклоняться от линии выравнивания. Например, при

просмотре в режиме конструктора отчетов может показаться, что поле Deceased удачно подогнано, однако при предварительном просмотре или распечатывании вы обнаружите, что в этом слове исчезла последняя буква.

Рис. 8.1. Улучшенный отчет

Другие проблемы возникают при очень плотном размещении элементов управления в прямоугольнике или рамке группы. Фактически в большинстве случаев режимы предварительного просмотра прекрасно подходят для выяснения, как будет выглядеть отчет на бумаге, но его вид в окне конструктора отчетов может слегка отличаться. Поэтому для определения степени совершенности отчета необходимо использовать режим предварительного просмотра или (распечатку). При этом следует убедиться в том, что в Windows установлен нужный драйвер принтера, поскольку он используется для предварительного просмотра отчета. В зависимости от типа драйвера можно получить совершенно разные результаты. Например, матричный принтер может обеспечить при печати разрешение 100-150 dpi (dot per inch — точек на дюйм), тогда как лазерный принтер обеспечивает разрешение 600 dpi. Большие значения означают большее разрешение (и, соответственно, более четкое отображение).

В данной главе ранее созданный отчет будет изменен так, чтобы он выглядел подобно изображённому на рис. 8.1. Для начала необходимо разработать макет отчета. На рис. 8.2 показан пример макета улучшенного отчета. В макете использованы линии и прямоугольники. Стрелочками с инструкциями отмечены изменения элементов управления и их внешнего вида (стрелочки указывают на области, которые предполагается изменить).

В рассматриваемом примере в окне конструктора отчетов следует открыть отчет Pets and Owners либо отчет Pets and Owners — Unformatted, который содержится в базе данных Mountain Animal Hospital.